Wissen sichern: Ein wichtiger Mitarbeiter fällt aus, wie geht’s weiter?!
Es ist Samstagnachmittag. Alles erledigt, der Grill steht bereit – dann die WhatsApp: „Chef, wir haben ein Problem.“ Dein bester Projektleiter ist beim Mountaincart-Fahren gestürzt und fällt acht Wochen aus. Sofort beginnt das Kopfkino: Großbaustelle, Übergabegespräche, Sonderteile – alles Wissen liegt jetzt im Krankenhaus. Laut Bundesverband für mittelständische Wirtschaft kostet ein solcher Ausfall durchschnittlich 140.000 Euro, wenn das Wissen nicht gesichert ist. In dieser Episode erfährst du, wie du dein Unternehmen unabhängiger von einzelnen Personen machst – ohne dicke Handbücher oder ISO-Zertifizierungen.
Inhaltsverzeichnis
Das erwartet dich in dieser Episode
- Einleitung: Wenn der beste Projektleiter ausfällt
- Warum Wissensmanagement im Handwerk existenziell ist
- Die psychologische Hürde: Wissen als Macht
- Warum Handbücher und Organigramme nicht funktionieren
- Die Brauerei-Story: Implizites Wissen sichtbar machen
- Fünf konkrete Maßnahmen zur Wissenssicherung
- Praxislösung: Wissensmanagement mit Memomeister
Wenn der beste Projektleiter ausfällt
Das Szenario, das jeden Handwerksunternehmer wachrüttelt
Stell dir vor: Es ist Samstagabend, du hast alles erledigt, sogar für die Familie eingekauft – der Grill steht bereit. Dann kommt diese eine WhatsApp von deinem besten Projektleiter: „Chef, wir haben ein Problem…“
Der Kollege war im Urlaub, ist beim Mountaincart-Fahren in den österreichischen Alpen gestürzt und hat einen mehrfachen Bruch. Mindestens acht Wochen Ausfall. Sofort rattert es im Kopf los:
- Die Großbaustelle in der Innenstadt
- Das Übergabegespräch am Freitag
- Die Subunternehmer mit den Sonderteilen vom Lieferanten
- Wer hat eigentlich was mit wem besprochen?
Vorbei ist es mit Grillen und Chillen. Vieles von dem, was in seinem Kopf ist, weiß nur er. Die Gedanken, das gesamte Wissen – alles liegt jetzt im Krankenhaus.
Die zweite Story: Oder stell dir vor, ein Mitarbeiter, den du jahrelang ausgebildet hast – vom Azubi über den Gesellen bis zum Meister – sitzt mit betröppeltem Gesicht bei dir im Büro und sagt: „Ich wechsle in die Industrie. Mehr Geld, geregelte Zeiten, organisiertes Unternehmen.“ Ein paar Tage später ist er weg. Und du stehst da.
Warum Wissensmanagement existenziell ist
140.000 Euro Verlust – und das ist keine Ausnahme
Der Bundesverband für mittelständische Wirtschaft hat ausgerechnet: Ein Ausfall eines Mitarbeiters kostet im Schnitt 140.000 Euro, wenn das Wissen nicht gesichert ist. Diese Zahl setzt sich zusammen aus:
- Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter
- Produktivitätseinbußen während der Übergangsphase
- Fehler aus fehlender Erfahrung – was der Geselle vor 20 Jahren falsch gemacht hat, macht er heute nicht mehr falsch. Neue machen es vielleicht wieder.
Die demografische Zeitbombe
Ein Drittel der Handwerksgesellen und Meister ist über 50 Jahre alt und wird in den nächsten Jahren altersbedingt in Rente gehen. Diese 140.000 Euro werden höchstwahrscheinlich allen Zuhörern in den nächsten Jahren passieren.
Wissensmanagement ist also kein „Nice-to-have“ oder „könnte man mal machen“, sondern ein elementares Thema für die Zukunftsfähigkeit deines Unternehmens.
Das implizite Wissen: Der unsichtbare Schatz
Man merkt erst, was fehlt, wenn der Mitarbeiter weg ist – wie bei einer Krankheit. Langjährige Mitarbeiter haben:
- Beziehungen zu Kunden – sie kennen die schwierigen Charaktere und wissen, wie man mit ihnen umgeht
- Netzwerke – zum Großhändler, zum Vertriebsaußendienst, zu Subunternehmern
- Erfahrungswissen – was funktioniert, was nicht, welche Abkürzungen man nehmen kann
- Implizites Wissen – das, was nicht dokumentiert ist, aber den Unterschied macht
Da ruft der Kunde an, der für 70 Prozent deiner Belegschaft ein Idiot ist – aber der eine Mitarbeiter, der heute nicht da ist, kann voll gut mit dem. Schwuppdiwupp hast du ein mega Problem.
Die psychologische Hürde
Warum Mitarbeiter ihr Wissen nicht teilen wollen
Stell dir einen Mitarbeiter vor, der schon ein bisschen älter ist und gerne mit seinem Wissen prahlt. Das ist Lösungskompetenz. Aber auf der anderen Seite ist es schwer, andere Mitarbeiter einzulernen. Warum?
Wissen ist Macht – und Sicherheit
Wissen gibt Status, Machtposition und Sicherheit. „Was wollen die denn ohne mich? Ohne mich läuft der Laden ja nicht. Ich weiß doch, wie es hier funktioniert. Mein Netzwerk und meine Kundenbeziehungen sorgen dafür, dass wir regelmäßig neue Aufträge bekommen.“
Wer alles weiß, ist scheinbar unersetzbar. Und genau das wollen viele Mitarbeiter sich erhalten. Wenn du kommst und sagst: „Hey, schreib doch einfach mal alles auf, was du weißt“, dann macht er sich gedanklich, innerlich ja gerade überflüssig. Kein Wunder, dass das ausgebremst wird.
Die Mitarbeiterperspektive verstehen
Auch der Mitarbeiter im Krankenhaus hat keine Freude daran, die Kollegen im Stich zu lassen. Er weiß, dass was los ist mit der Großbaustelle, dass es Sonderteile beim Lieferanten gibt. Das tut ihm auch nicht gut.
Es geht also nicht nur um deinen Selbstschutz als Chef, sondern auch darum, dass die Mitarbeiter im Unternehmen ein stabiles, sicheres Gefühl haben, dass das Unternehmen gut organisiert ist.
💡 Wichtig für später: Bei Maßnahme 3 schauen wir uns genau diese Psychologie an und transformieren sie in etwas Positives – sodass der Mitarbeiter vielleicht sogar extrem gern mitmacht.
Warum Handbücher nicht funktionieren
Wissensmanagement braucht die richtigen Alltagsgewohnheiten
These 3 der heutigen Folge: Wissensmanagement im Handwerksunternehmen hat aber auch sowas von gar nichts mit irgendwelchen dicken Handbüchern zu tun, mit Organigrammen, mit Prozessorganisation, ISO 9001 oder sowas.
Es geht um das Etablieren der richtigen Gewohnheiten im Alltag.
Von Personen zu Rollen denken
Wir können dafür sorgen, dass viele Rollen im Unternehmen nicht an einzelnen Personen hängen. Lass uns mehr Richtung Rollen orientieren:
- Wenn ich einen Mitarbeiter in dieser Rolle habe, was sollte der tun?
- Was weiß der?
- Was macht der?
- Was macht der nicht?
- Welche Kompetenzen hat der?
Das ist die Grundlage für ein funktionierendes Wissensmanagement – nicht das perfekte Handbuch, sondern die klare Struktur von Rollen und Verantwortlichkeiten.
Ein Ausfall eines Mitarbeiters im Unternehmen kostet im Schnitt 140.000 Euro, wenn das Wissen von diesem Kollegen nicht gesichert ist.
Achim
Die Brauerei-Story
Wie implizites Wissen sichtbar wird
Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie wertvoll implizites Wissen ist und wie schwer es zu erfassen ist. In einer Brauerei gab es einen Mitarbeiter, der seit Jahrzehnten für die Qualitätskontrolle zuständig war. Sein Wissen war nie dokumentiert – es war einfach „in seinem Kopf“.
Als er in Rente ging, stellte sich heraus: Niemand wusste genau, nach welchen Kriterien er die Qualität beurteilte. Es waren nicht nur Messwerte, sondern auch Erfahrung, Intuition, der Geruch, die Farbe, das Gefühl. Dieses implizite Wissen war über Jahrzehnte gewachsen – und drohte nun verloren zu gehen.
Was ist implizites Wissen?
Ein Drittel der Handwerksgesellen und Meister ist über 50 Jahre und wird in der nächsten Zeit altersbedingt in Rente gehen.
Achim
- Erfahrungswissen: Was funktioniert in der Praxis, was nicht
- Intuitives Wissen: Bauchgefühl, das auf jahrelanger Erfahrung basiert
- Beziehungswissen: Wer kennt wen, wer kann was, wer ist wie
- Kontextwissen: Die Geschichte hinter Entscheidungen und Prozessen
Dieses Wissen ist oft einer der wertvollsten Schätze, die ein Unternehmen hat – und gleichzeitig der am schwersten zu sichernde.
Wissensmanagement im Handwerksunternehmen hat aber auch sowas von gar nichts mit irgendwelchen dicken Handbüchern zu tun, mit Organigramm, mit Prozessorganisation ISO 9001 oder sowas, sondern mit dem Etablieren der richtigen Gewohnheiten im Alltag.
Achim
Fünf konkrete Maßnahmen
So sicherst du Wissen in deinem Unternehmen
Am Ende der Folge gibt Achim fünf konkrete Maßnahmen, damit dein Unternehmen nicht mehr so sehr von einzelnen Personen abhängt:
1. Rollen statt Personen definieren
Wer also alles weiß, ist scheinbar unersetzbar. Und genau das wollen viele Mitarbeiter eben sich erhalten.
Achim
Erstelle klare Rollenbeschreibungen: Was muss jemand in dieser Position wissen, können und tun? Orientiere dich an der Rolle, nicht an der Person, die sie gerade ausfüllt.
2. Wissensträger identifizieren
Nur weil es aufgeschrieben ist und weil es irgendwie sich schlau anhört, ist es halt noch nicht im Alltag, sondern viele machen im impliziten Wissen die Dinge auf der Hinterbühne irgendwie, wie sie es halt gerade machen wollen.
Achim
Mach eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Mitarbeiter haben kritisches Wissen? Wo würde ein Ausfall wirklich wehtun? Priorisiere nach Risiko und Wichtigkeit.
3. Wissen teilen zur Stärke machen
Wir haben bei Memumeister eine ISO 9001 Zertifizierung gemacht. Die Handwerker haben nicht ein irgendwo im digitalen Nevada ist versumpftes Organigramm und Prozesshandbuch, sondern die können ihre Prozesse, die sie gestaltet haben, ja live jeden Tag leben.
Achim
Drehe die Psychologie um: Mach Mitarbeiter, die ihr Wissen teilen, zu Mentoren, zu Experten, zu Ausbildern. Gib ihnen Status durch das Weitergeben, nicht durch das Zurückhalten von Wissen.
4. Alltagsgewohnheiten etablieren
Keine dicken Handbücher, sondern einfache Routinen: Kurze Übergaben, Projektdokumentationen, Lessons Learned nach Projekten, regelmäßige Wissensgespräche.
5. Digitale Tools nutzen
Nutze moderne, einfache Tools, die im Alltag funktionieren – keine komplizierten Systeme, sondern praktische Lösungen, die wirklich genutzt werden.
Die Kernbotschaft: Wissensmanagement ist keine einmalige Aktion, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Es geht darum, die richtigen Gewohnheiten zu etablieren, damit Wissen automatisch geteilt und gesichert wird.
Praxislösung: Memomeister
Wissensmanagement, das im Alltag funktioniert
In diesem Kapitel stellt Achim eine konkrete Praxislösung vor: Memomeister – ein Tool, das speziell für Handwerksunternehmen entwickelt wurde, um Wissen einfach und im Alltag zu sichern.
Was macht Memomeister anders?
- Einfach in der Anwendung – keine komplizierten Schulungen nötig
- Integriert in den Arbeitsalltag – keine Extra-Arbeit
- Fokus auf implizites Wissen – nicht nur Fakten, sondern Erfahrungen
- Für Handwerker gemacht – praxisnah und bodenständig
Das Ziel: Wissensmanagement so einfach machen, dass es wirklich passiert – nicht in der Theorie, sondern in der Praxis.
Fazit
Wissen sichern ist Chefsache
Wissensmanagement ist eine der wichtigsten Aufgaben für Unternehmer im Handwerk. Mit einem Drittel der Belegschaft, die in den nächsten Jahren in Rente geht, und durchschnittlichen Kosten von 140.000 Euro pro Ausfall ist das Thema existenziell.
Die gute Nachricht: Du musst keine dicken Handbücher schreiben oder ISO-Zertifizierungen anstreben. Es geht um die richtigen Alltagsgewohnheiten, um das Denken in Rollen statt in Personen und um Tools, die wirklich funktionieren.
Denn am Ende geht es nicht nur um dein Unternehmen – es geht auch um die Sicherheit und das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter.
