Stell dir vor, du hast einen SHK-Betrieb mit 13 Mitarbeitern, alles läuft rund, die Auftragslage ist gut. Dann reißt dir auf der Baustelle das Kreuzband, drei Wochen Bein hoch, danach nur noch Büro. Trotzdem klingelt am ersten Tag ohne dich ständig dein Telefon: Wo liegen die Aufmaße von der Kita-Baustelle? Der Neue steht auf der falschen Baustelle. Ein Kunde ist sauer, weil der Speicher an der falschen Stelle steht – stand alles in WhatsApp, nur eben in deinem Verlauf. Genau das passiert, wenn dein Betrieb zwar läuft, aber nur, solange du im Kopf hast, wo was liegt. In diesem Artikel gehe ich sieben Organisationsfehler durch, die genau das verursachen – und zeige dir, was eine digitale Projektakte wirklich ändert.
Das ist mehr als eine unangenehme Woche. Der AWH-Standard, entwickelt von Handwerkskammern zusammen mit dem Zentralverband des Deutschen Handwerks, bewertet genau diese Inhaberabhängigkeit anhand von zehn Kriterien – gibt es Stellvertreterregelungen, eine zweite Führungsebene, klare Prozesse ohne dich? Das Ergebnis fließt mit bis zu 30 Prozent Abschlag in die Unternehmensbewertung ein.
Der eine Kunde ruft an, der andere schreibt eine Mail, der dritte nutzt das Kontaktformular, der vierte fragt einfach den Nachbarn vom letzten Bad. Grundrissbilder, Fassadenfotos, Google-Maps-Screenshots, Kundenfotos – wenn das alles an unterschiedlichen Stellen landet, hast du schon ganz vorne in deiner Pipeline ein Problem. Wichtig: Das heißt nicht, dass du sofort ein komplettes Kundenmanagementsystem einführen musst. Du brauchst erstmal nur einen Ort, an dem jeder im Team sofort weiß: Hier sammeln wir neue Anfragen.
Zwischen „Auftrag ist bestellt“ und „Auftrag startet auf der Baustelle“ liegt die Vorbereitungsphase – Materialbestellung, Planung, Abstimmung mit anderen Gewerken. Fehlt dafür ein eigener Ort, sieht niemand auf einen Blick, welche Projekte noch in Vorbereitung sind und wo genau es hakt. Mit einem klaren Ort dafür kannst du Checklisten hinterlegen und aus vergangenen Fehlern lernen – das spart Rückfragen und sorgt dafür, dass Nachträge später auch sauber abgerechnet werden können.
Für den einen ist ein Projekt mit der Abnahme fertig, für den anderen mit der letzten bezahlten Rechnung – Steuerberater, Finanzamt und Kunde sehen das ohnehin wieder anders. Sinnvoller: Am Ende jedes Projekts triffst du bewusst eine Entscheidung. War es ein Kunde, den du genauso wieder haben willst? Dann lohnt sich mehr als eine Google-Bewertung, zum Beispiel ein Referenzvideo oder Vorher-Nachher-Bilder, die du beim nächsten Angebot zeigen kannst. War es eher ein durchschnittliches Projekt, reicht die Bewertung – und du machst den Haken dran.
Ohne klare Struktur bekommt ein neuer Mitarbeiter die Abläufe von drei verschiedenen Kollegen auf drei verschiedene Arten erklärt – und irgendwann gar nicht mehr. Mit einer Struktur, die für alle gleich aussieht, versteht der Neue innerhalb von Sekunden, wo was liegt, in welcher Phase das Projekt ist und was noch fehlt. Überleg mal, wie viel Zeit du gerade verschwendest, weil jeder im Betrieb seinen eigenen Weg erklärt, anstatt einfach zu sagen: So machen wir das.
Der eine klebt sich einen Zettel auf den Ordner, der nächste macht ein Deckblatt, der übernächste bespricht alles nur per Telefon, wenn er sowieso zur Baustelle fährt. Solange alle da sind, fällt das nicht auf. Sobald jemand ausfällt oder kündigt, stehst du vor einem Rätsel.
Da kann ich Sherlock Holmes spielen, tagelang als Chef, und mich versuchen reinzufuchsen auf die Baustelle, inklusive Materialbestellung und Lieferschein.Achim Maisenbacher
Egal ob Teams, WhatsApp, Signal oder einfach das persönliche E-Mail-Postfach – sobald Wissen nur zwischen zwei Personen ausgetauscht wird, ist es für den Rest vom Betrieb praktisch nicht vorhanden. Sind beide gerade nicht da, ist die Information weg.
Wenn Wissen bei euch in individuellen Postfächern oder Chats schlummert, ist es ein richtig großes Problem fürs Unternehmen.Achim Maisenbacher
Arbeitsunterweisungen hier, Post-its am Monitor da, Notizen im OneNote von einem einzelnen Kollegen – irgendwo, irgendwie, aber keinem Projekt richtig zugeordnet. Am Ende weißt selbst du manchmal nicht mehr, zu welchem Projekt eine Info überhaupt gehört.
Taiichi Ono, der Erfinder des Toyota-Produktionssystems, hat es so formuliert: Ohne Standards gibt es keine Verbesserung. Aber die Standards dürfen nicht von oben oder von außen kommen – sie müssen mit den Leuten erarbeitet werden, die sie später auch nutzen. Genau daran scheitern die meisten fertigen Projektstrukturen, die einfach übergestülpt werden.
Die Standards dürfen nicht von oben kommen, nicht von außen – die müssen erarbeitet werden mit denjenigen, die diese Standards verwenden.Achim Maisenbacher
Nimm eine fertige Projektstruktur also nur als Inspiration – leg sie neben deinen eigenen Plan. Setz dich dann mit deinen zwei, drei Projektleitern zusammen und frag: Was macht jeder von euch gut, und was ist der beste gemeinsame Nenner? Genau den packt ihr in eure neue digitale Projektakte – so löst ihr wahrscheinlich schon die Hälfte der sieben Fehler von oben.
Thomas aus der Einstiegsgeschichte hätte sich viele Anrufe sparen können, wenn Anfragen, Vorbereitung, Wissen und Abläufe an einem Ort gelegen hätten, den jeder im Team kennt. Schau dir diese Woche an, wo bei dir aktuell die größten Bauchschmerzen sitzen, und setz dann einen Termin mit den Leuten an, die im jeweiligen Prozess mitarbeiten – nicht um ihnen eine Struktur überzustülpen, sondern um gemeinsam eine zu bauen, die vertretungsfähig ist.
In der Bauimpulse-Folge dazu gehe ich außerdem genauer auf den AWH-Standard ein und zeige die Projektstruktur, die wir im Community-Bereich zum Download hinterlegt haben.
Eine digitale Projektakte bringt nur etwas, wenn sie mit den Leuten entsteht, die später täglich damit arbeiten – nicht, wenn sie ihnen vorgesetzt wird.
Eine digitale Projektakte ist der zentrale digitale Ort für alles zu einem Bauprojekt – von der ersten Anfrage über Fotos und Checklisten bis zur letzten Rechnung. Jeder im Team sieht sofort, wo ein Projekt gerade steht und was noch fehlt.
Wenn Wissen nur in deinem Kopf, in einzelnen Chats oder auf Zetteln liegt, steht der Betrieb still, sobald du oder ein Schlüsselmitarbeiter ausfällt. Genau diese Abhängigkeit wird beim AWH-Standard sogar mit einem Abschlag auf den Unternehmenswert bewertet.
Der AWH-Standard bewertet unter anderem, ob es Stellvertreterregelungen, eine zweite Führungsebene und klare Prozesse gibt, wenn der Chef nicht da ist. Fehlt das, kann sich das mit bis zu 30 Prozent auf die Unternehmensbewertung auswirken.
Nein. Eine übernommene Struktur bringt wenig, wenn sie von oben verordnet wird. Am besten funktioniert sie als Diskussionsgrundlage, die du gemeinsam mit deinen Projektleitern an eure Abläufe anpasst.
Schau dir zuerst an, welcher der sieben Fehler aus diesem Artikel bei dir am meisten wehtut. Dann setz dich mit den Kollegen zusammen, die in genau diesem Prozess arbeiten, und baut die Struktur gemeinsam auf.
Neben Anfragen und Fotos gehören Checklisten für die Vorbereitungsphase, eine klare Zuordnung von Wissen zum jeweiligen Projekt und eine einheitliche Ablage für alle Projektleiter dazu – nicht fünf unterschiedliche Systeme nebeneinander.
"Bei Achim wusste ich gleich, dass ich viele Gleichgesinnte treffe!"
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