Fast jeder Handwerksbetrieb dokumentiert heute schon irgendwas – ein Foto hier, eine Notiz da, meistens per WhatsApp. Das Problem ist nicht das Fehlen von Dokumentation, sondern der Zufall dahinter: Mal macht sie einer, mal keiner, mal landet sie im richtigen Ordner, mal nirgendwo. Dabei musst du gar nicht viel mehr tun – nur ein kleines bisschen konsequenter. Dann wird aus deiner Zufalls-Doku eine Leistung, die an drei Stellen bares Geld bringt: im Angebot, bei der Wahl deiner Kunden und beim Umgang mit Nachträgen.
Die meisten Handwerksunternehmen dokumentieren schon ein Stück weit – mal per WhatsApp, mal weil eine andere Branchensoftware es vorgibt. Meistens macht irgendjemand über Kommissar Zufall eine Dokumentation: heute der Azubi, morgen keiner, übermorgen der Chef selbst mit dem Handy in der Tasche. Das Ergebnis ist eine Doku, die niemand als Leistung verkauft – sie liegt einfach da, für den Fall der Fälle. Dabei steckt in genau diesem Material schon der Rohstoff für drei bezahlte Positionen.
Schau dir dein eigenes Angebot an. Irgendwo steht dort vermutlich eine Anfahrtspauschale. Die bringt dir kein Alleinstellungsmerkmal, weil sie jeder Handwerksbetrieb in der Region genauso hat. Schreibst du stattdessen eine Doku-Pauschale ins Angebot, passiert etwas anderes.
Wenn du dort aber Doku Pauschale reinschreibst, dann wird der Kunde ein kleines bisschen hellhörig und möchte wissen, was es denn damit auf sich hat.
Achim Maisenbacher
Genau in diesem Moment hast du ein paar Minuten Redezeit, um zu erklären, was du anders machst als der Wettbewerb, der um denselben Auftrag mitbietet. Die Pauschale kostet dich nichts zusätzlich, weil du ohnehin schon dokumentierst – sie macht nur sichtbar, was vorher unbezahlt in deiner Arbeit steckte. Nebenbei hilft eine klar definierte Doku-Pauschale auch nach innen: Legst du dazu ein paar Meilensteine im Betrieb fest, wissen deine Mitarbeiter, wann was dokumentiert wird – und du selbst hast eine klare Erwartungshaltung, die du auch nach außen kommunizieren kannst.
Die meisten Handwerker, die ich kenne, die brauchen nicht mehr Kunden, sondern die bessere Kunden.
Achim Maisenbacher
Mit der bestehenden Mannschaft verdienst du mehr Geld, wenn du nicht jeden Auftrag annimmst, sondern die Aufträge bekommst, die zu dir passen. Eine saubere Dokumentation ist dafür ein Kommunikationsinstrument: Sie zeigt einem Interessenten schon vor Auftragserteilung, dass er nicht nur eine handwerkliche Leistung bekommt, sondern auch den Nachweis, dass sein Geld sinnvoll investiert war. Genau das ist der Unterschied, den ein Kunde spürt, wenn er zwischen mehreren Angeboten wählt.
Der dritte Baustein betrifft die meisten Betriebe: Sie haben keinen sauberen Prozess dafür, wie sie mit Nachträgen, Extraleistungen und Sonderwünschen umgehen. Auch hier reicht relativ wenig Aufwand, um viel zu erreichen – ein klarer Ablauf, wer wann was festhält, verhindert Diskussionen im Nachhinein und sorgt dafür, dass Zusatzleistungen auch tatsächlich bezahlt werden.
Für die meisten Betriebe liegt Dokumentation irgendwo verstaubt in der Ecke – etwas, von dem man weiß, dass man es eigentlich besser machen sollte. Begreifst du sie stattdessen als euer Werkzeug für klare, einheitliche Kommunikation, verändert sich der Blick: für Kunden, für Mitarbeiter, für Partnerbetriebe und irgendwann auch für deinen Nachfolger. Die Doku-Pauschale ist dafür der einfachste erste Schritt, weil sie dich nichts kostet und sofort wirkt, sobald sie im Angebot steht.
Mehr dazu – inklusive aller drei Workflows und einem kostenlosen Kommunikations-Audit – zeige ich in der aktuellen Bauimpulse-Folge und im Webinar dazu.
Der einfachste erste Schritt: Nenn das Kind beim Namen. Aus „Anfahrtspauschale“ wird „Doku-Pauschale“ – und schon beginnt das Gespräch, das dich von jedem austauschbaren Angebot unterscheidet.
Eine Doku-Pauschale ist eine eigene Position im Angebot, die die Baustellendokumentation als bezahlte Leistung ausweist – Fotos, Aufmaße, Absprachen, Nachweise. Statt Dokumentation unbezahlt nebenbei zu erledigen, machst du sie sichtbar und berechenbar.
Eine feste Zahl gibt es nicht – das hängt von Projektgröße und Aufwand ab. Wichtiger als die genaue Höhe ist, dass du überhaupt eine Pauschale definierst und im Betrieb festlegst, an welchen Meilensteinen dokumentiert wird.
Ja, das lohnt sich. Eine Anfahrtspauschale hat jeder Handwerksbetrieb und bringt dir kein Alleinstellungsmerkmal. Die Doku-Pauschale als eigene Position macht dagegen neugierig und gibt dir die Gelegenheit, deine Arbeitsweise zu erklären.
Entscheidend ist ein fester Ablauf: Wer hält Sonderwünsche wann fest, wer bestätigt sie, wo landet der Nachweis. Schon ein einfacher, aber verbindlicher Prozess reicht, um spätere Diskussionen über Extraleistungen zu vermeiden.
Nein. Die drei Workflows funktionieren auch mit den Werkzeugen, die du heute schon nutzt. Mit einer Lösung wie MemoMeister geht es einfacher und einheitlicher, weil alles an einem Ort landet – ein Muss ist das aber nicht.
Eine saubere Dokumentation zeigt einem Interessenten schon im Angebotsgespräch, dass er nicht nur handwerkliche Qualität bekommt, sondern auch Nachweise für sein investiertes Geld. Das unterscheidet dich von Wettbewerbern, die dasselbe Projekt anbieten, aber keine vergleichbare Kommunikation liefern.
"Bei Achim wusste ich gleich, dass ich viele Gleichgesinnte treffe!"
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