Episode 175
Work Smarter, Not Harder: 10 Lifehacks eines Dachdeckers für mehr Effizienz im Handwerk
Bei uns definitiv die Umstellung der Software auf eine Cloudbasierte Software. Das hat bei uns eigentlich den essentiellen Durchbruch gebracht, dass wir unabhängig von Standort oder von auch teilweise technischen Anstrengungen äh arbeiten können.
Christopher Bas
Gamechanger Nummer 1: Cloudbasierte Software
Maximale Flexibilität ohne Serverraum und IT-Systemhaus
Der erste und vielleicht wichtigste Lifehack von Christopher Bass ist die konsequente Umstellung auf cloudbasierte Software. Was zunächst nach einer technischen Spielerei klingt, hat für seinen Dachdeckerbetrieb eine völlig neue Arbeitsweise ermöglicht. Die Familie Bass ist seit 2018 Kunde bei MemoMeister und hat bereits damals erkannt, dass cloudbasierte Lösungen die Zukunft sind. Der entscheidende Vorteil: Du brauchst nur noch einen Webbrowser, ein iPad oder einen Laptop – und schon kannst du von überall aus arbeiten.
Für Christopher bedeutet das konkret, dass er während seiner ausgedehnten Roadtrips durch Europa mit dem Auto arbeiten kann. Ob er in der Pampa übernachtet oder an einer Ladesäule steht – solange er Internet hat, kann er sein Unternehmen führen. Diese Standortunabhängigkeit ist aber nicht nur für Reiselustige interessant. Sie bedeutet auch, dass du im Krankheitsfall von zu Hause aus arbeiten kannst, dass deine Mitarbeiter bei Bedarf flexibel agieren können und dass technische Ausfälle im Büro nicht mehr den gesamten Betrieb lahmlegen.
Ein weiterer enormer Vorteil: Du sparst dir die Kosten und den Aufwand für IT-Systemhäuser. Keine teuren Wartungsverträge mehr, keine nervigen Software-Updates, die manuell aufgespielt werden müssen, kein Serverraum, der gekühlt und gewartet werden muss. Christopher betont, dass früher viel Geld und vor allem Nerven in die IT-Infrastruktur geflossen sind. Heute meldet er sich einfach an, und alles funktioniert. Wenn doch mal etwas nicht klappt, gibt es einen Support, der schnell erreichbar ist – ohne dass ein Techniker vor Ort kommen muss.
Die Umstellung auf Cloud-Software war für die Familie Bass der essenzielle Durchbruch. Installationsprogramme gehören der Vergangenheit an, und damit auch die Abhängigkeit von bestimmten Geräten oder Standorten. Diese Flexibilität gibt dir als Unternehmer ein Stück Freiheit zurück, das im hektischen Handwerksalltag oft verloren geht. Du kannst spontan Entscheidungen treffen, schnell auf Kundenanfragen reagieren und bist nicht mehr an dein Büro gefesselt.
Also kein Anbieter kann uns eine Software bieten, die alles so kann, wie wir uns das vorstellen oder vielleicht auch auf einem anderen Weg das umsetzt, wie wir uns das vorstellen, weil der Weg ist ja erstmal egal, aber das Ziel, was man sich ja festsetzt, das möchte man erreichen.
Christopher Bas
Gamechanger Nummer 2: Schnittstellen statt All-in-One
Warum spezialisierte Software mit guten Kernkompetenzen die bessere Wahl ist
Christopher und seine Familie haben drei Jahre lang nach der perfekten All-in-One-Software gesucht – einem Programm, das alles kann und alle Bedürfnisse abdeckt. Das Ergebnis: Frustration und verschwendete Zeit. Die Erkenntnis, die daraus folgte, ist Gold wert: Es gibt keine Software, die alles perfekt kann. Stattdessen solltest du auf spezialisierte Programme setzen, die ihre jeweiligen Kernkompetenzen wirklich beherrschen – und diese Programme müssen miteinander kommunizieren können.
Das Stichwort lautet Schnittstellen. Ob direkt programmierte Schnittstellen oder API-Verbindungen – wichtig ist, dass deine verschiedenen Softwarelösungen Daten austauschen können. Bei der Familie Bas bedeutet das konkret: Die Zeiterfassungssoftware kommuniziert mit der Dokumentationssoftware, die Planungssoftware spricht mit dem Angebotsprogramm, und alle Systeme arbeiten Hand in Hand. Das Ergebnis ist ein nahtloser Workflow, bei dem Informationen nicht mehrfach eingegeben werden müssen und bei dem keine Daten verloren gehen.
Ein praktisches Beispiel aus dem Alltag: Wenn ein Mitarbeiter auf der Baustelle seine Arbeitszeit erfasst, werden diese Daten automatisch mit Zeitstempeln versehen und können später für die Abrechnung genutzt werden. Gleichzeitig fließen die Informationen in die Baustellendokumentation ein, sodass der Kunde genau nachvollziehen kann, wann welche Arbeiten durchgeführt wurden. Diese Transparenz schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen erheblich.
Christopher betont, dass ursprünglich nur eine Planungssoftware gesucht wurde, um den wachsenden Berg an Anfragen und Aufträgen zu bewältigen. Doch durch die Schnittstellenthematik hat sich ein ganzes Ökosystem entwickelt, das weit mehr leistet als ursprünglich geplant. Die Lehre daraus: Sei offen für spezialisierte Lösungen und investiere Zeit in die Einrichtung von Schnittstellen. Der initiale Aufwand zahlt sich vielfach aus, wenn die Systeme erst einmal reibungslos zusammenarbeiten. Du gewinnst nicht nur Zeit, sondern auch Datenqualität und Übersichtlichkeit – drei Faktoren, die im hektischen Handwerksalltag unbezahlbar sind.
Von 7:30 Uhr bis 9 Uhr. Also da muss ich schon sagen, das war das war schon echt ein cooles Gefühl, auch so für einen selber zu sagen, nach anderthalb Stunden ist der Kunde komplett fertig
Christopher Bas
Gamechanger Nummer 3: Professionelle Baustellendokumentation
Wie Fotos und Zeiterfassung Vertrauen schaffen und Diskussionen beenden
Die Baustellendokumentation ist für Christopher Bas zu einem essentiellen Bestandteil der täglichen Arbeit geworden. Der Grund ist einfach: Die Anforderungen und Erwartungen der Kunden steigen kontinuierlich. Handwerkerleistungen werden teurer, und damit wächst auch der Wunsch nach Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Eine professionelle Dokumentation ist hier nicht nur ein Nice-to-have, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil.
Bei der Familie Bas dokumentieren die Mitarbeiter jeden einzelnen Arbeitsschritt mit Fotos. Nicht nur das fertige Ergebnis wird festgehalten, sondern der gesamte Prozess – von der Grundlage bis zum finalen Zustand. Diese Bilder werden direkt vor Ort beschriftet und über MemoMeister hochgeladen. Durch die Berichtfunktion entsteht so eine lückenlose Dokumentation, die dem Kunden zeigt, was genau gemacht wurde und warum bestimmte Schritte notwendig waren.
Ergänzt wird diese visuelle Dokumentation durch die automatische Zeiterfassung. Die Software trackt mit Zeitstempeln, wann wo gebucht wurde. Das ist besonders wertvoll, wenn Kunden Fragen zur zeitlichen Abrechnung haben. Christopher kann dann direkt sagen: „Schau mal, wir waren von dann bis dann vor Ort, hier sind die Unterlagen.“ Diese Kombination aus Fotos und Zeiterfassung schafft eine Transparenz, die Diskussionen im Keim erstickt und Vertrauen aufbaut.
Natürlich war die Einführung dieser Dokumentationspraxis nicht ohne Widerstand. Die Mitarbeiter fragten sich anfangs: „Warum soll ich meine Arbeit ständig fotografieren? Reicht nicht ein schönes Endergebnis?“ Christopher musste ihnen klarmachen, dass gerade die Arbeitsschritte, die zum Ergebnis führen, entscheidend sind. Die Grundlage muss vernünftig sein, damit das Ergebnis gut wird. Heute ist diese Praxis etabliert, und das Feedback der Kunden – besonders von großen Hausverwaltungen – ist durchweg positiv. Sie schätzen die Nachvollziehbarkeit und die Professionalität, die sich in dieser Dokumentation zeigt. Und das Beste: Diese Dokumentation kannst du dir auch vergüten lassen, wie Christopher betont – ein zusätzlicher Anreiz, diese Praxis konsequent umzusetzen.
die Arbeitsschritte werden bei uns immer dokumentiert, jeder einzelne Schritt, der notwendig ist, um das Ziel zu erreichen, wird dokumentiert.
Christopher Bas
Gamechanger Nummer 4: Smart Home Routinen
Wie Automatisierung im Privatleben Zeit und mentale Energie spart
Christopher Bas nutzt Smart Home Technologie nicht nur als technische Spielerei, sondern als echten Effizienzgewinn in seinem Alltag. Seine morgendliche Routine beginnt mit einer einfachen Begrüßung seines smarten Speakers – und schon passieren mehrere Dinge gleichzeitig: Das Licht geht an, alle Rollläden fahren hoch, und in minutiös gesetzten Abständen werden ihm wichtige Informationen mitgeteilt, vom Wetterbericht bis zu anstehenden Aufgaben wie dem Pflanzengießen.
Was zunächst nach Luxus klingt, hat einen tieferen Sinn: Es spart mentale Energie. Du musst morgens nicht mehr daran denken, die Rollläden hochzufahren, das Licht anzumachen oder nachzuschauen, wie das Wetter wird. Diese kleinen Entscheidungen und Handgriffe summieren sich im Laufe des Tages zu einer beachtlichen kognitiven Last. Wenn du sie automatisierst, hast du mehr Kapazität für die wirklich wichtigen Entscheidungen in deinem Unternehmen.
Ein besonders charmantes Beispiel ist die Erinnerung ans Pflanzengießen. Christopher gesteht selbst, dass er einen „schwarzen Daumen“ hat. Seit er aber automatische Erinnerungen eingerichtet hat, geraten seine Pflanzen nicht mehr in Vergessenheit. Das mag trivial klingen, zeigt aber ein wichtiges Prinzip: Automatisierung hilft dir, Dinge konsequent zu tun, die du sonst vergessen würdest. Und das lässt sich auf viele Bereiche übertragen – von der regelmäßigen Wartung von Geräten bis zur pünktlichen Kontaktaufnahme mit Kunden.
Die Investition in Smart Home Technologie hat sich für Christopher in Form von Zeit und auch Geld ausgezahlt. Die eingesparte Zeit mag pro Tag nur wenige Minuten betragen, aber über Wochen und Monate summiert sich das zu beachtlichen Zeitgewinnen. Und die gewonnene mentale Klarheit am Morgen ist unbezahlbar – du startest fokussierter in den Tag und kannst deine Energie auf die Dinge konzentrieren, die wirklich zählen. Für Unternehmer, die ständig zwischen verschiedenen Aufgaben jonglieren müssen, ist das ein echter Gamechanger.
sind halt einfach so kleine Routinen, die mir morgens einfach Zeit ersparen. Also, wenn wenn ich wenn ich wenn ich aufstehe, äh begrüße ich meinen smarten Speaker und es geht äh geht Licht an, die Rolladen von alle hoch
Christopher Bas
Weitere Lifehacks für den Unternehmeralltag
Von digitalen Einkaufslisten bis zu Robotern im Lager
Christopher Bas hat noch weitere clevere Automatisierungen in seinen Alltag integriert, die zeigen, wie vielfältig die Möglichkeiten sind, smarter statt härter zu arbeiten. Ein einfaches, aber effektives Beispiel ist die digitale Einkaufsliste. Statt Zettel zu schreiben oder sich Dinge merken zu müssen, nutzt er eine App, die mit allen Familienmitgliedern synchronisiert ist. Wenn jemandem auffällt, dass etwas fehlt, wird es sofort eingetragen – egal wo man gerade ist. Das spart nicht nur Zeit beim Einkaufen, sondern verhindert auch, dass wichtige Dinge vergessen werden.
Im Haushalt und im Lager setzt Christopher auf Roboter, die repetitive Aufgaben übernehmen. Ob Staubsaugerroboter zu Hause oder automatisierte Systeme im Lager – überall dort, wo Routineaufgaben anfallen, die keine menschliche Kreativität oder Entscheidungskraft erfordern, lohnt sich der Einsatz von Technologie. Das Prinzip ist einfach: Lass Maschinen die langweiligen Aufgaben erledigen, damit du und deine Mitarbeiter sich auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren können.
Ein weiterer cleverer Hack betrifft die Materiallogistik: Statt Material ins Lager zu bestellen und dann zur Baustelle zu transportieren, lässt Christopher es direkt zur Baustelle liefern. Das spart nicht nur Transportwege und damit Zeit und Geld, sondern reduziert auch die Lagerhaltung. Natürlich funktioniert das nicht für alle Materialien und alle Situationen, aber wo es möglich ist, ist es eine enorme Erleichterung. Es erfordert allerdings eine gute Planung und zuverlässige Lieferanten – ein weiterer Grund, warum die Planungssoftware mit Schnittstellen so wichtig ist.
Besonders innovativ ist Christophers Ansatz bei Bautagesberichten. Statt diese mühsam zu tippen, nutzt er Diktatfunktionen und KI-gestützte Transkription. Er spricht einfach, was passiert ist, und die Software wandelt das in einen strukturierten Bericht um. Das spart nicht nur Zeit, sondern macht die Dokumentation auch weniger lästig – was wiederum dazu führt, dass sie konsequenter durchgeführt wird. Gerade für Handwerker, die nicht gerne am Schreibtisch sitzen, ist das eine echte Erleichterung. Die Technologie passt sich dem Menschen an, nicht umgekehrt – und genau so sollte es sein.
Bei uns definitiv die Umstellung der Software auf eine Cloudbasierte Software
Christopher Bas
Das Erfolgsbeispiel: 90 Minuten vom Anruf zur Rechnung
Wie alle Lifehacks zusammenspielen und echten Kundennutzen schaffen
Das beeindruckendste Beispiel dafür, wie alle diese Lifehacks zusammenspielen, ist die eingangs erwähnte Geschichte vom Kunden mit der verschobenen Dachpfanne. Um 7:30 Uhr rief der Kunde an, kurz bevor Christopher mit seinen Mitarbeitern die Tagesplanung besprechen wollte. Statt den Kunden zu vertrösten oder einen Termin in einigen Tagen zu vereinbaren, nutzte Christopher die zwei Minuten Telefonat, um direkt das komplette Angebot zu erstellen und per Mail zu verschicken.
Möglich war das nur durch die cloudbasierte Software mit ihren Schnittstellen. Während des Gesprächs konnte Christopher auf alle relevanten Daten zugreifen, das Angebot mit wenigen Klicks erstellen und versenden. Der Kunde bestätigte noch während des Telefonats per Mail mit Verzicht aufs Widerrufsrecht. Da die Baustelle nicht weit entfernt war und Regen angesagt war, entschied Christopher spontan, dass sein Team zuerst dorthin fährt, bevor es zur regulären Baustelle weitergeht.
Die Reparatur selbst war schnell erledigt – es war ja nur eine verrutschte Pfanne. Aber der eigentliche Clou kam danach: Durch die professionelle Baustellendokumentation über MemoMeister mit Fotos, Zeiterfassung und automatischer Berichterstellung hatte der Kunde um 9:00 Uhr bereits die vollständige Rechnung mit allen Dokumentationen und Arbeitsnachweisen in seinem E-Mail-Postfach. Von 7:30 Uhr bis 9:00 Uhr – anderthalb Stunden für einen komplett abgewickelten Auftrag.
Christopher beschreibt das als „coolen Erfolgsmoment“, und das zu Recht. Aber der eigentliche Wert liegt nicht nur in der Geschwindigkeit, sondern in der Kundenzufriedenheit. Dieser Kunde wird die Familie Bas weiterempfehlen, wird sie wieder beauftragen, wenn größere Projekte anstehen, und wird in seiner Siedlung positiv über sie sprechen. Diese Art von proaktiver, professioneller Kundenbetreuung ist unbezahlbar – und sie ist nur möglich, wenn alle Systeme reibungslos zusammenarbeiten. Das ist der wahre Wert von „Work Smarter, Not Harder“: Du schaffst nicht nur mehr in kürzerer Zeit, sondern du schaffst auch bessere Ergebnisse und zufriedenere Kunden.
Fazit: Kleine Optimierungen, große Wirkung
Warum du nicht alles auf einmal umsetzen musst
Die zehn Lifehacks von Christopher Bas zeigen eindrucksvoll, dass es nicht die eine große Revolution braucht, um dein Unternehmen effizienter zu machen. Es sind die vielen kleinen Optimierungen, die in der Summe den Unterschied machen. Von cloudbasierter Software über intelligente Schnittstellen bis hin zu Smart Home Routinen – jeder einzelne Punkt spart Zeit, Nerven oder Geld. Und das Beste: Du musst nicht alles auf einmal umsetzen. Fang mit einem Bereich an, der dich am meisten nervt oder am meisten Zeit kostet, und arbeite dich dann Schritt für Schritt vor.
Wichtig ist die Grundhaltung: Frage dich bei jeder wiederkehrenden Aufgabe, ob es nicht einen smarteren Weg gibt. Kann das automatisiert werden? Kann eine Software das übernehmen? Kann ich durch bessere Planung Doppelarbeit vermeiden? Diese Fragen zu stellen und konsequent nach Antworten zu suchen, ist der erste Schritt zu mehr Effizienz. Christopher Bas hat gezeigt, dass das auch in einem traditionellen Handwerksbetrieb mit neun Mitarbeitern funktioniert – es braucht keine riesigen Ressourcen, sondern vor allem die Bereitschaft, Dinge zu hinterfragen und neue Wege auszuprobieren.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Das nimmst du aus dieser Episode mit
- Cloudbasierte Software schafft Flexibilität: Du bist nicht mehr an Standorte gebunden und sparst dir teure IT-Infrastruktur und Wartungsverträge.
- Schnittstellen sind wichtiger als All-in-One-Lösungen: Spezialisierte Software mit guten Kernkompetenzen, die miteinander kommuniziert, schlägt jede eierlegende Wollmilchsau.
- Professionelle Dokumentation ist ein Wettbewerbsvorteil: Fotos und Zeiterfassung schaffen Transparenz, bauen Vertrauen auf und lassen sich sogar vergüten.
- Automatisierung spart mentale Energie: Smart Home Routinen und digitale Assistenten nehmen dir kleine Entscheidungen ab und schaffen Kapazität für Wichtigeres.
- Geschwindigkeit beeindruckt Kunden: Wenn du in 90 Minuten einen kompletten Auftrag abwickeln kannst, spricht sich das herum und schafft loyale Kunden.
- Fang klein an: Du musst nicht alles auf einmal umsetzen. Such dir den Bereich aus, der dich am meisten nervt, und optimiere dort zuerst.
- Mitarbeiter müssen mitgenommen werden: Neue Prozesse wie die Baustellendokumentation brauchen Erklärung und Zeit, bis sie akzeptiert werden.
- Technologie sollte sich dem Menschen anpassen: Diktatfunktionen für Berichte sind ein gutes Beispiel dafür, wie Technologie Aufgaben erleichtert, statt neue Hürden zu schaffen.
