Effiziente Projektorganisation im Handwerk ist der Schlüssel zum Erfolg für Handwerksbetriebe. In dieser Episode tauchen wir ein in die Herausforderungen des Baugewerbes und beleuchten, wie eine strukturierte Projektbenennung und das Kanban-Konzept dabei helfen können, den Überblick zu behalten. Erfahren Sie, wie MemoMeister als Tool zur effektiven Projektstrukturierung eingesetzt wird und welche Rolle eine einheitliche Projektstruktur für den Erfolg eines Handwerksbetriebs spielt. Dieser Artikel begleitet und ergänzt den Podcast, indem er tiefer in die Themen eintaucht und praktische Tipps zur Umsetzung bietet.
Eine klare und einheitliche Benennung deiner Projekte ist der erste Schritt zu mehr Übersicht. Wenn jeder Auftrag, jede Baustelle und jeder Kundendienst nach dem gleichen Muster benannt wird, findet sich jeder im Team sofort zurecht – unabhängig davon, wer das Projekt angelegt hat. Überlege dir ein System, das ohne komplizierte Nummern auskommt und trotzdem eindeutig ist. Zum Beispiel: Straße_Familienname für spontane Aufträge oder kleine Projekte. So kannst du auch später problemlos kaufmännische Nummern ergänzen, ohne die Übersicht zu verlieren.
Gebt euren Projekten, Aufträgen, Kundendiensten oder Anlagen immer einen gleichbleibenden, aufgebauten Namenskreis.
Achim Maisenbacher
Viele Handwerksbetriebe neigen dazu, ihre Ablagestrukturen zu kompliziert zu gestalten. Tiefe Ordnerhierarchien und zu viele Unterordner machen das Wiederfinden von Dokumenten unnötig schwer. Setze stattdessen auf flache Strukturen mit wenigen Ebenen. Überlege dir, welche Informationen wirklich gebraucht werden und wo sie sinnvoll abgelegt sind. Eine einfache Struktur erleichtert nicht nur die Suche, sondern macht die Umstellung auf digitale Lösungen deutlich leichter. Passe die digitale Ablage möglichst nah an eure bestehende analoge Struktur an – so bleibt der Aufwand für die Umgewöhnung gering.
Macht eure Projektstrukturen so klein strukturiert und verschachtelt wie nur irgendwie möglich – da ist weniger deutlich mehr.
Achim Maisenbacher
Die beste Ablagestruktur bringt wenig, wenn sie im Alltag nicht funktioniert. Hole deshalb das Feedback deiner Mitarbeiter ein – besonders von denen, die täglich mit den Unterlagen arbeiten. Frage gezielt nach, wie die Struktur im Alltag genutzt wird und wo es hakt. So stellst du sicher, dass die Ablage nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis funktioniert. Oft ergeben sich durch die Rückmeldungen kleine Anpassungen, die den Unterschied machen. Das sorgt für mehr Akzeptanz und weniger Nachfragen im Team.
Holt euch das Feedback der Mitarbeiter ein, die damit arbeiten sollen – so wird die Struktur wirklich alltagstauglich.
Achim Maisenbacher
Nicht jede Information muss zwangsläufig in die Cloud. Prüfe, welche Unterlagen mobil verfügbar sein sollten und welche weiterhin auf dem Netzlaufwerk bleiben können – etwa große CAD-Dateien oder spezielle Planungsunterlagen. Für die tägliche Arbeit auf der Baustelle reicht oft eine digitale Projektmappe mit den wichtigsten Dokumenten, Fotos und Notizen. Tools wie MemoMeister bieten die Möglichkeit, Projektmappen eindeutig zu verlinken oder sogar per QR-Code direkt auf der Baustelle zugänglich zu machen. So hat jeder im Team immer die aktuellen Unterlagen griffbereit.
Projektstrukturen sollten nicht ständig geändert werden. Neue Ideen und Anpassungen testest du am besten in einer separaten Entwurfsmappe. So kannst du gemeinsam mit deinem Team ausprobieren, ob eine neue Struktur wirklich besser funktioniert, bevor du sie für alle einführst. Erst wenn die neue Vorlage im Alltag überzeugt, wird sie zum Standard. Das verhindert Chaos und sorgt für einen stabilen Ablauf im Betrieb.
Verändere bitte nicht von Monat zu Monat deine Projektvorlage, sondern arbeite mit einem Entwurfsmodus, um neue Ideen sicher zu testen.
Achim Maisenbacher
Eine gute Projektorganisation lebt von klarer Kommunikation. Erkläre deinem Team, wie die neue Struktur funktioniert und wo sie die wichtigsten Unterlagen finden. Nutze regelmäßige Rückmeldungen, um die Ablage weiter zu verbessern. Kleine Anpassungen – wie eine zusätzliche Notizen-Mappe oder die Nutzung von Emojis zur besseren Orientierung – machen den Alltag oft spürbar leichter. Denke daran: Die perfekte Struktur gibt es nicht, aber mit kleinen Schritten und offenem Austausch kommst du dem Ziel immer näher.
Mit einer klaren, einheitlichen Benennung und schlanken Strukturen schaffst du die Basis für eine effiziente digitale Projektorganisation im Baugewerbe. Durch die Anwendung des Kanban-Konzepts und die Nutzung von MemoMeister kannst du deine Projekte optimal strukturieren und verwalten. Integriere deine Mitarbeiter aktiv in den Prozess, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Höre dir jetzt die Podcast-Folge mit Achim Maisenbacher an und erhalte praxisnahe Tipps zur optimalen Organisation von Projektunterlagen auf Baustellen. Teile diese wertvollen Insights mit deinen Kollegen, um auch ihnen zu helfen, den Arbeitsalltag zu erleichtern und Projekterfolge zu maximieren.
Weitere Fragen zu effizienter Projektorganisation im Handwerk? Erfahre mehr in unserer FAQ-Sektion.
Eine einheitliche Benennung erleichtert die Suche, Strukturierung und den Überblick über die Projektdokumente.
Das Kanban-Konzept ist eine Methode zur visuellen Steuerung von Arbeitsabläufen. Im Baugewerbe kann es helfen, den Arbeitsprozess zu optimieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen.
MemoMeister ist eine Software, die die digitale Organisation von Projektdokumenten erleichtert, indem es eine strukturierte Ablage und einfache Verwaltung ermöglicht.
Achim empfiehlt klare Ordnerstrukturen, einheitliche Benennungen, regelmäßige Aktualisierungen und die Nutzung von MemoMeister zur besseren Übersicht und Verwaltung der Dokumente.
Feedback ermöglicht Verbesserungen und Anpassungen im Projektverlauf. Durch regelmäßige Aktualisierungen der Projektmappe bleibt die Dokumentation aktuell und übersichtlich.
Hörer können Achim über die angegebenen Kontaktdaten erreichen, um Fragen zu stellen oder weiterführende Informationen zu erhalten.
